Организация внутреннего документооборота компании

Каждая организация, какую бы форму собственности она не имела, в процессе своей деятельности в определенный момент сталкивается с тем, что с количеством работы растет количество сопровождающей эту работу документации.

Уже в начале деятельности, после регистрации юридического лица, организация, как минимум, вынуждена организовать место хранения для учредительных документов: решение или протокол о создании, лист записи о внесении юридического лица в Единый государственный реестр юридических лиц, приказ о приеме на работу руководителя – как первый кадровый документ. После открытия расчетного счета – договор с банком и сопутствующие документы.

После начала деятельности – возникают договора, первичная бухгалтерская документация – счета, счета-фактуры (если организация на ОСНО), товарные накладные, транспортные накладные, входящая корреспонденция от контрагентов и контролирующих органов. При приеме на работу сотрудников – кадровые документы: трудовые договора, личные дела, приказы о приеме на работу, об отпусках, увольнениях и т.п. Кроме того, есть обязательные документы, которые должны быть у любой организации в обязательном порядке – внутренние положения, приказы, табели и графики, и прочее. Количество документов постепенно растет, и при отсутствии надлежащего учета нормальная предпринимательская деятельность может оказаться замедленной, а то и вовсе остановленной из-за общего хаоса в документообороте. Кроме того, при отсутствии в организации обязательных в соответствии с законодательством документов, можно получить весьма приличных размеров штрафы от государственных органов. Как этого избежать?

В каждой компании документооборот свой. Тем не менее, есть определенный перечень документов, наличие которых в организации требуется отдельными положениями законодательства. К таким документам относятся:

Кадровые документы:

  • Трудовые договора и дополнительные соглашения к ним;
  • График отпусков;
  • Трудовые книжки и книги по их учету;
  • Табель учета рабочего времени;
  • Личная карточка работника;
  • Штатное расписание;
  • Документы по воинскому учету граждан;
  • Приказы (распоряжения) первого руководителя по кадрам.

Обязательные локальные нормативные акты организации:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Положение о персональных данных работников, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • Положение о режимах рабочего времени, или иной документ, регламентирующий разделение рабочего дня на части.

Иные локальные нормативные акты:

  • Документ об утверждении формы расчетного листка (приказ и т.п.);
  • Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов;
  • Положение о филиале, или представительстве (при их создании);
  • Положение об аттестации работников (если в организации проводится аттестация);
  • Положение об охране коммерческой тайны;
  • Приказы (распоряжения) первого руководителя по фактам хозяйственной жизни организации. В частности, к таким документам относится распоряжение руководителя о проведении инвентаризации.

Документы по охране труда:

  • Правила и инструкции по охране труда;
  • Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте;
  • Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте;
  • Инструкция о мерах пожарной безопасности.

Иные документы, подлежащие хранению в организации:

  • уведомления (извещения) от работодателя (о предстоящих изменениях условий трудового договора, в частности – сокращения штата, временном или постоянном переводе на другую должность и т.п.);
  • справки, полученные от работника (о подтверждении беременности, характере и условиях труда, рождении ребенка и т.п.), необходимые для оформления пособий, приема на работу, перевода на другую работу в той же организации, и проч.;
  • акты об отказе работника выполнять распоряжения работодателя (об отказе от предоставления объяснений, отсутствии на рабочем месте и т.п.).

Кроме того, отдельными законодательными актами рекомендуется наличие в организации следующих документов:

  • Личное дело работника;
  • Коллективный трудовой договор;
  • Должностная инструкция;
  • Положение о проведении испытания;
  • Положение о структурном подразделении.

В общем и целом, наличие этих документов не является обязательным, однако позволяет упорядочить деятельность организации и в некоторой степени защитить организацию от недобросовестных действий сотрудников.

Кроме того, желательно наличие в организации положения о внутреннем документообороте, в котором будет четко прописано, в какой отдел или кому из сотрудников по должности поступает входящая корреспонденция, порядок ее регистрации и дальнейшего движения до непосредственного исполнителя, кто отвечает за кадровый учет и издает кадровые документы, а также формирует дела, как, когда и каким образом, а также – на какой срок документы поступают в архив организации, где хранятся, и как уничтожаются по истечении срока хранения. При этом следует учитывать, что часть документов имеет сроки хранения до 75-ти лет (в частности – сведения о трудовом стаже сотрудника), и при ликвидации юридического лица подлежат передаче в государственные архивные фонды.
Аркада Плюс предлагает услугу по разработке полного пакета внутренней документации, или отдельных документов, для юридического лица. Кроме того, мы готовы взять на себя ведение кадрового учета для Вашей организации в полном объеме.

Стоимость разработки внутренних документов организации зависит от сложности и количества документов. Стоимость одностраничного документа (приказ, распоряжение и т.п.) – от 500,00 руб, многостраничного (положения, договора, инструкции и т.п.) – от 3 000,00 руб., за документ.
Стоимость ведения кадрового учета обговаривается индивидуально.